10 astuces pour bien s’organiser et ne pas être stressé au bureau

Il est facile de se sentir débordé(e) au travail. Le stress rend alors les tâches beaucoup plus longues et moins plaisantes. Bien s’organiser au bureau permet de limiter ce stress.

1-      Un bureau personnalisé

Avoir une structure organisationnelle personnelle de son espace de travail est essentiel afin de rester maître de la situation. Le visuel joue un rôle très important dans la reconnaissance et dans l’appropriation de son milieu de travail. De plus, maintenir son bureau en ordre évite les excès de stress car tout est plus facile à retrouver et à gérer.

2-      Les informations organisées

Les courriers électroniques ne devraient jamais s’accumuler dans la boîte de réception. Les messageries offrent des méthodes de classement : il est recommandé de les utiliser en créant des dossiers propres à chaque type de message. Il est conseillé de procéder à la classification au fur et à mesure de la réception ou une fois par semaine.

3-      Les coups de téléphone peuvent attendre

La sonnerie de téléphone ne devrait pas interrompre le travail trop fréquemment car la distraction engendre plusieurs omissions. Pendant les périodes de travail intensif, il est recommandé de laisser le téléphone sur répondeur.

4-      Les listes

Il est suggéré de toujours maintenir trois sortes de listes, chacune ayant un format précis : les listes des projets à réaliser à long terme (sur un papier grande taille), les listes des occupations hebdomadaires (sur une demi-feuille de papier) et les listes des tâches journalières (sur un post-it grand format).

5-      Un calendrier… à jour !

Maintenir un calendrier et le mettre à jour permet d’avoir une visualisation globale des échéanciers et des rendez-vous car il permet de s’imposer des limites de temps.

6-      Se concentrer sur un ouvrage à la fois

Entamer plusieurs projets en même temps n’est pas productif et incite à la panique et au stress. Pour exécuter une seule tâche à la fois, des limites peuvent être imposées.

7-      Se réserver des plages horaires pour le plaisir

Afin de décompresser au travail, il est important de s’accorder des moments de bien être dédiés à la pratique d’activités plaisantes et personnelles qui n’ont rien à voir avec les occupations professionnelles.

8-      L’automatisation

Utiliser les outils de messagerie afin de se créer une signature ou des messages-type permet de gagner beaucoup de temps.

9-   Le tableau d’affichage un outil de mémoire visuelle

Un tableau d’affichage permet d’avoir devant soi les éléments à mémoriser. L’utiliser avec des post-it colorés facilite une organisation personnelle et efficace.

10-      Une carte des idées

Pour mieux ordonner ses idées, l’Anglais Tony Buzan a élaboré le concept de map minding, la carte mentale, qui permet une meilleure gestion de la prise de notes, du brainstorming, de la structuration de projets, de la préparation de discours et de l’organisation des dossiers informatiques.